Sie haben Ihr Projekt geplant und wollen nun sicherstellen, dass die Umsetzung der Planung reibungslos verläuft. Mit lcmd haben Sie dazu zwei verschiedene Möglichkeiten: Verwenden Sie Stabilitätskriterien als geplante Vorbedingungen oder legen Sie Aktionspunkte für akut auftretende Vorfälle an. Beide Arten von To Dos werden Ihnen sowohl am Prozess direkt als auch in der separaten To Do Liste angezeigt.
In diesem Artikel finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
- To Do´s anlegen
- To Dos nachträglich bearbeiten oder löschen
- To Do's erledigen
- Ansicht Stabilität
- To Do Liste
To Do´s anlegen
Stabilitätskriterien anlegen
Damit Projekte reibungslos realisiert werden können, müssen Vorbedingungen erfüllt sein. Wenn beispielsweise Ausführungspläne nicht rechtzeitig vorliegen, das Material nicht bestellt oder geliefert wurde, kann die Ausführung nicht starten und es kommt zu Projektverzögerungen. In lcmd können Sie hierfür Stabilitätskriterien definieren und damit der Verzögerung aktiv entgegenwirken.
- Um ein Stabilitätskriterium zu erstellen, markieren Sie einen Prozess und klicken Sie in der Seitenleiste im Menüpunkt Stabilitätskriterium auf "Neues Stabilitätskriterium".
- Geben Sie den Namen und die Vorlaufzeit ein.
- Alternativ können Sie Stabilitätskriterien auch pauschal allen Prozessen eines bestimmten Gewerkes zuweisen.
- Navigieren Sie dafür in den Tab Einstellungen > Stabilitätskriterien.
- Legen Sie ein neues Stabilitätskriterium für mehrere oder ein einzelnes Gewerk an.
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Die Zuweisung erfolgt an allen entsprechenden Prozessen automatisch.
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Wird ein Prozess mit einem Stabilitätskriterium verschoben, so verschiebt sich auch das Zieldatum des Stabilitätskriteriums, sodass die eingestellte Vorlaufzeit bestehen bleibt.
Aktionspunkte anlegen
Im täglichen Projekt-Geschehen treten unerwartete Vorfälle auf, auf die spontan reagiert werden muss, um den weiteren Ablauf nicht zu gefährden. Wenn beispielsweise Fremdmaterial Zugangsstellen blockiert oder Logistikflächen nach Beschädigungen ausgebessert werden müssen, haben kleine Eingriffe große Auswirkungen auf das gesamte Projekt. In lcmd können Sie hierfür Aktionspunkte definieren und damit den Verzögerungen aktiv entgegenwirken.
- Um einen Aktionspunkt zu erstellen, markieren Sie einen Prozess und klicken Sie in der Seitenleiste im Menüpunkt Aktionspunkte auf "Neuer Aktionspunkt" (unten rechts).
- Benennen Sie den Aktionspunkt.
- Geben Sie das Zieldatum unter "Zu erledigen bis" ein. Wird der Prozess verschoben, ändert sich das Zieldatum nicht automatisch, sondern muss aktiv angepasst werden.
- Alle weiteren Eigenschaften, können Sie bei Bedarf eingeben oder nachträglich bearbeiten.
To Dos nachträglich bearbeiten oder löschen
- Sie können Aktionspunkte oder Stabilitätskriterien in der Seitenleiste bearbeiten oder löschen, indem Sie auf den drei Punkten neben dem To Do auf die drei Punkte klicken.
- Wenn gewünscht, können an dem Aktionspunkt oder Stabilitätskriterium die vorherigen Eingaben geändert, oder noch weitere Eigenschaften eingetragen werden:
- Ergänzen Sie die notwendigen Maßnahmen zur Lösung des Problems.
- Wählen Sie im Feld "Erstellt durch" und "Verantwortlich" aus den Nutzern, die in dieses lcmd Projekt eingeladen wurden.
- Sobald bei "Verantwortlich" jemand eingetragen wurde, füllt sich das Feld "Zugewiesen am" automatisch mit dem heutigen Datum.
- Weitere Zeitangeben können im Feld "Zugesagt bis zum" eingetragen werden.
- Das Feld “Aktion durch” ermöglicht eine freie Eingabe.
- Setzen Sie die Priorität, um Aufgaben zu fokussieren.
To Dos erledigen
- In der Übersicht im rechten Seitenmenü sehen Sie auf einen Blick, ob Sie mit dem Erledigen der Stabilitätskriterien und Aktionspunkte am Prozess pünktlich, fertig oder verspätet sind.
- Mit einem Klick können Sie den Status des To Do´s ändern.
- Zudem können Sie, sobald ein To Do erledigt ist, dieses nochmal bearbeiten und dort das Datum bei "Erledigt am" eintragen.
Ansicht Stabilität
Um im Prozessplan auf einen Blick zu erkennen, an welchen Prozessen To Dos (Stabilitätskriterien oder Aktionspunkte) hängen, können Sie in die Ansicht "Stabilität" wechseln.
- Öffnen Sie die Ansicht Stabilität. Sie zeigt Ihnen in der Ampellogik, wie "stabil" ihr Projekt ist.
- Links im Prozessfeld (im Kreis) finden Sie die Anzahl von erledigten und bestehenden To Do´s.
- Die Farbe des Prozess gibt Auskunft über den aktuellen Stand.
- Grüne Prozesse haben keine To Do´s oder die To Do´s sind bereits erledigt.
- Graue Prozesse haben To Do´s, deren Zieldatum noch nicht überschritten wurde.
- Rote Prozesse haben überfällige To Do´s. Diese könnten das pünktliche Erledigen von Prozessen gefährden und sollten daher schnellstens erledigt werden.
To Do-Liste
To Do Übersicht
- Im Tab To Do´s werden alle erstellten To Do´s aufgelistet:
- Folgende Informationen können Sie der Liste entnehmen
- ID, die dem To Do eine eindeutige Nummer zuordnet.
- Die Priorität, um die Wichtigkeit des To Do´s anzuzeigen.
- Das Thema und die Maßnahme zur Lösung (über die drei Punkte, ist eine Bearbeitung dessen möglich).
- Das Gewerk und der Prozess, um das To Do zuordnen zu können.
- Der Bereich des Prozesses, dem To Do´s zugeordnet sind.
- Personen, die betroffen sind: Erstellt durch, Verantwortlich und Aktion durch
- To-Do Typ: Aktionspunkt oder Stabilitätskriterium
- Der Status, der angibt ob ein To Do schon erledigt ist, noch offen oder bereits überfällig.
- Die Zeitangaben: Zugewiesen am, Zu erledigen bis, Zugesagt bis zum, Erledigt am
- Die Spaltenbreite kann auch manuell angepasst werden.
To Do´s suchen, sortieren, filtern und exportieren
- In der Liste können Sie nach einem bestimmten To Do suchen. Das Suchen ist in den folgenden Spalten möglich:
- ID
- Thema / Maßnahme
- Gewerk / Prozess
- Erstellt durch
- Verantwortlich / Aktion durch
- Zugewiesen am
- sowie nach den zeitlichen Angaben.
- Außerdem können Sie alle Spalten aufsteigend oder absteigend sortieren, in dem Sie die Überschrift jeder Spalte anklicken
- Eine Filterung ist über das Menü "Filter" (oben rechts) oder über die Spalten-Überschrift möglich.
- Über das Augen-Symbol können (oben rechts) können Sie die Ansicht ändern.
- Exportieren Sie die gesamte To Do´s Liste oder nur die gefilterten Ausschnitte nach Excel über den Button Excel Export (oben rechts) im Tab To Do´s.